Volvo Scancar: testrit dagen

Uitdaging: Snel en gebruiksvriendelijk beheren van testrijders, voertuigen en timeslots

Vraag klant: Beheren en optimaliseren van de aanwezige gasten op de testritdag en beheren van voertuigen, testrijders en timeslots voor de testritten.

Welke vraag had Scancar voor ons:

Scancar organiseerde al meerdere malen een testritdag waarbij hun klanten in een mooi kader ontvangen worden,  een hapje en drankje krijgen en een testrit of testritten kunnen maken met nieuwe voertuigen.

Om deze dag te organiseren maakt Scancar voor de digitale uitnodigingen en registraties gebruik van het platform Halito!.  Scancar stuurt uitnodigingen uit,  uitgenodigden kunnen zich dan via een link naar een inschrijvingsformulier registreren en een model en timeslot kiezen voor een testrit

In het verleden stopte daar het digitale gedeelte.   Ingeschreven gasten kwamen naar het event en aanwezigheden werden manueel bijgehouden.    Ook het beheer van de voertuigen en hun timeslots werd met pen en papier gedaan.   Dat alles zorgde voor de nodige bottlenecks en vertragingen.

Scancar ging op zoek naar een digitale en geautomatiseerde oplossing en kwam bij ons terecht.

Onze oplossing:

Uitnodingen en inschrijvingen gebeuren via Halito!.  Gasten krijgen na de inschrijvingen een e-ticket dat ze meebrengen naar het event.   De verzamelde gegevens van de voorinschrijving worden geimporteerd in ons EVENTsight platform.

Onsite werden er door ons 2 zaken verwerkt.

1. Aanwezigheidsregistratie

Hiervoor maakten we gebruik van ons standaard EVENTsight platform.  Badges werden op voorhand gedrukt.
Bij aankomst van de gast wordt zijn/haar eticket ingescand en de gast wordt als aanwezig aangeduid in het registratie platform.

2. Timeslot manager

De bedoeling van de timeslot manager is tweeledig. Ten eerste een duidelijk overzicht creëren van voertuigen, testrijders en timeslots. Ten tweede het snel en gemakkelijk beheren van deze voertuigen, testrijders en timeslots. Daarvoor bouwden we een timematrix.  Deze geeft een overzicht van al de voertuigen beschikbaar voor de testritten en de timeslots waarin er kan gereden worden.  De timeslots tonen de naam van testrijder en via  kleurcodes de status van het bepaalde timeslot per voertuig weer (testrijder aanwezig, voertuig vertrokken, voertuig terug)

Een eenvoudig drag&drop systeem zorgt er voor dat er snel aanpassingen kunnen gebeuren.  Een ingeschreven gebruiker kan eenvoudig naar een andere openstaande timeslot verschoven worden van hetzelfde of zelfs een ander voertuig. Lege timeslots kunnen aan een testdriver toegewezen worden.

Detail beheer

Via een klik op een bepaald timeslot kom je in de details. Daarin kan de status van het voertuig aangepast worden. Sleutel afgegeven en sleutel ontvangen zorgen er voor dat je in het overzicht kan zien welke auto’s weg zijn en welke beschikbaar om te vertrekken. Binnen het edit scherm kan de beheerder ook zien of de driver zijn id gegevens en rijbewijs nummer doorgegeven heeft bij registratie. Er kan een bruikleenovereenkomst afgedrukt worden die door de testrijder ondertekend moet worden.

Op de parking

Via een aangepaste iPad oplossing kan het gedeelte “sleutel afgeven en sleutel ontvangen” ook nog door een extra persoon op de parking beheerd worden.

Uitbreidingen voor de toekomst

• Digitaliseren van de bruikleenovereenkomst  door inlezen van eID en rijbewijs en plaatsen van een handtekening via ipad.
• Live synchronisatie tussen online inschrijvingen en het onsite gastenbeheer en timeslotmanager.
• Onsite badgeprinting