6 tips om duurzame events te organiseren

Overweeg je een duurzaam event te organiseren en kun je wel wat inspiratie gebruiken? In dit artikel lees je alles over waarom duurzaamheid op events belangrijk is en met welke aspecten je rekening dient te houden bij het organiseren van duurzame events. Want van het kiezen van de juiste locatie tot de stroomvoorziening en van de catering tot de wijze van communiceren, overal zijn duurzame opties voor. Zo minimaliseer je met jouw evenement de ecologische impact op het milieu en draag je actief bij aan de duurzame ontwikkeling die gaande is. 

Waarom een duurzaam event organiseren?

Met een duurzaam evenement probeer je de negatieve gevolgen op het milieu zoveel mogelijk te minimaliseren, bijvoorbeeld door te kiezen voor duurzame stroom en aankleding. Zelfs voor het printen van badges en toegangsbewijzen zijn milieuvriendelijke opties. Door de grote omvang van de meeste events, kun je door op grote schaal te kiezen voor eco-vriendelijke opties een enorme impact op het milieu maken. Maar dat is niet de enige reden waarom je voor duurzame events zou moeten kiezen.

In een tijdperk waarin duurzaamheid niet langer een optie, maar noodzaak is, is het organiseren van een duurzaam evenement een logische keuze. Een steeds groter groeiende groep mensen is namelijk bewust bezig met het verkleinen van zijn ecologische voetafdruk. De affiniteit met duurzame initiatieven maakt dan ook een aanzienlijke groei door. Een duurzaam evenement organiseren brengt je om die reden dichter bij je doelgroep en is tevens goed voor het imago van je organisatie. 

Een andere reden om bewust te kiezen voor een duurzaam event is de kostenbesparing die dit zich met zich meebrengt. Opvallend genoeg gaat het één namelijk vaak hand in hand met het ander en is een duurzaam event organiseren doorgaans voordeliger dan wanneer je geen rekening houdt met milieutechnische aspecten. Er wordt bijvoorbeeld slimmer ingekocht, minder weggegooid en het energieverbruik wordt zoveel mogelijk beperkt.

6 tips voor duurzame evenementen

Wil je de organisatie van je event zo duurzaam mogelijk aanpakken? Dan geven we je graag wat tips! Uiteraard geldt dat de organisatie van welk event dan ook altijd maatwerk is, maar deze tips kunnen zeker functioneren als leidraad bij het organiseren van een duurzaam evenement. 

1. Kies voor ecologische badge en tickets

Zijn er voor je evenement papieren badges of toegangsbewijzen nodig? Kies er dan voor om deze op eco-vriendelijke wijze te laten producten. Badges printen voor evenementen kan namelijk gemakkelijk gedaan worden op bijvoorbeeld zaadpapier, wat na gebruik in potgrond geplaatst kan worden. Is dat geen optie? Kies dan in ieder geval voor kartonnen badges in plaats van plastic. Een kilo karton veroorzaakt namelijk een stuk minder broeikasgassen dan een kilo plastic. Het spreekt natuurlijk voor zich dat wanneer je voor E-tickets met QR-code kiest, dit nóg beter is voor het milieu!

2. Communiceer digitaal

Of het nu om het grondplan gaat, folders of een overzicht van sprekers, vrijwel alle informatie is gemakkelijk digitaal te verstrekken. Werk bijvoorbeeld met digitale LED infozuilen, laat een app ontwikkelen of verstuur via mail een pdf met alle informatie aan alle genodigden. Zo is het niet nodig om allerhande informatie te laten printen, wat na afloop van het evenement scheelt in de hoeveelheid afval.

Kunnen mensen tevens digitaal deelnemen aan het event? Duurzamer kan haast niet! Verdiep je daarvoor in de vele mogelijkheden op het gebied van online vergaderen. Door slim gebruik te maken van de beschikbare technologie, kunnen deelnemers lezingen en presentaties online bijwonen en bovendien actief een bijdrage leveren.

Ook draadloos stemmen is een handige tool die geregeld wordt ingezet op (duurzame) events, zowel online als op locatie. Wanneer op grote schaal input van deelnemers nodig is, is draadloos stemmen niet alleen een milieuvriendelijke, maar ook een praktische optie. Je hoeft immers geen papieren stemformulieren te laten printen én handmatig te checken.

3. Maak gebruik van duurzame catering

De catering maakt in veel gevallen een belangrijk onderdeel uit van een evenement. Ook op dit gebied kun je een groot verschil maken als je kiest voor duurzame opties. Overweeg bijvoorbeeld om vegetarische of zelfs veganistische opties aan te bieden om de ecologische voetafdruk van het evenement te verminderen. Op de website van Ugent vind je een handige infobrochure met de nodige tips over duurzame catering voor je event.

Daarnaast is de manier waarop het eten wordt gepresenteerd ook van belang als je een duurzaam event wilt organiseren. De beste optie is om borden, glazen en presenteerschaaltjes na gebruik te reinigen, zodat ze opnieuw kunnen worden gebruikt. Is dat geen optie? Ga dan bij voorkeur voor kartonnen bordjes en houten bestek of ‘plastic’ dat is gemaakt van maismeel. Dit is beiden composteerbaar en dus beter voor het milieu dan kunststof.

Maar cruciaal bij duurzame catering is uiteraard het tegengaan van voedselverspilling. Dat begint met een nauwkeurige inschatting van het aantal bezoekers en hun voorkeuren, deze informatie kan makkelijk verzameld worden tijdens het registratieproces. Een andere optie is het uitdelen van doggybags of in te zetten op voeding die langer houdbaar is. Foodtrucks zijn uiteraard altijd een zinvolle optie, net omdat het eten pas wordt klaargemaakt wanneer iemand daadwerkelijk besteld.

4. Kies een toegankelijke locatie

De locatie bepaalt tevens of bezoekers grotendeels met de auto zullen komen of kiezen voor het openbaar vervoer. Kies dan ook bij voorkeur voor een locatie die zich in de buurt van een treinstation bevindt, en overweeg (waar mogelijk elektrische) shuttlebussen in te zetten om een eventuele afstand tussen het station en het event te overbruggen. Zo stimuleer je bezoekers om de auto thuis te laten staan en te kiezen voor het openbaar vervoer, wat de duurzaamheid van je event ten goede komt.

Betreft het een internationaal evenement? Voorzie iedereen die een kaartje koopt dan van informatie over het boeken van een vliegticket inclusief CO2-compensatie. Zo minimaliseer je de negatieve impact van het vliegverkeer dat het voor je bezoekers mogelijk maakt om jouw duurzame event(s) bij te wonen.

Als laatste is het slim om er rekening mee te houden dat bezoekers met beperkte mobiliteit (zoals rolstoelgebruikers) ook de mogelijkheid moeten hebben om het event bij te wonen. Hetzelfde geldt voor ouders met een kinderwagen. 

5. Kies voor duurzame aankleding

Heb je een geschikte locatie gevonden waar je een duurzaam evenement kunt organiseren? Dan is het tijd voor de aankleding. Of je nu vlaggen, ballonnen, statafels of posters nodig hebt, het is heel eenvoudig om voor duurzame aankleding te kiezen. Gebruik voor maatwerk decoratie het liefst materialen die biologisch afbreekbaar zijn en probeer daarnaast zoveel mogelijk aankleding te huren. Zo creëer je zo min mogelijk afval, en ook dat draagt bij aan de positieve impact van duurzame events.

6. Kies een duurzame evenementenlocatie

De keuze voor een locatie speelt wanneer je een duurzaam event wilt organiseren een grote rol. Kies bij voorkeur voor een locatie waar ze op een verantwoorde manier omgaan met water- en energieverbruik. De aanwezigheid van zonnepanelen om duurzame energie mee op te wekken is bijvoorbeeld een grote pré, maar informeer ook of afval gescheiden weggegooid kan worden en kan worden gerecycled. 

Op zoek naar een groene locatie om een event te organiseren? Door te kiezen voor een Green Key locatie weet je zeker dat je een zo klimaatneutraal mogelijke keuze maakt. Het internationale Green Key label wordt alleen toegekend aan zeer duurzame toeristische en zakelijke locaties die voldoen aan strenge eisen op het gebied van milieuvriendelijkheid. Deze locaties lenen zich perfect voor het organiseren van een duurzaam event, maar je zou ze ook aan bezoekers kunnen tippen als duurzame optie voor eventuele overnachtingen.

Klaar om een duurzaam event te organiseren?

Met bovenstaande tips wordt het organiseren van een duurzaam event een stuk haalbaarder en realistischer. En dat is maar goed ook, want zeker als het om omvangrijke evenementen gaat, kan de ecologische voetafdruk door duurzame keuzes te maken enorm worden verkleind. Zo werken we samen aan een betere wereld waarin mens en milieu met elkaar in balans zijn en we geen roofbouw plegen op de natuur. Draag jij al je steentje bij?