Bezoekersregistratie op Open Bedrijvendag 2024
Voka Open Bedrijvendag is een vaste waarde geworden in de ondernemerswereld. Het was dit jaar alweer de 34e keer dat deze plaatsvond. Meer dan 200 bedrijven zetten hun deuren open voor een heel breed publiek.
Een mooie gelegenheid voor bedrijven om te laten zien wat ze in huis hebben. Zo kunnen ze op een vrijblijvende manier dichter bij hun klanten komen, zichzelf profileren als werkgever en investeerders hun innovatieve aanpak laten zien.
Een uniek evenement dat elk jaar meer dan honderdduizend bezoekers aantrekt. Zo’n grote mensenstroom in combinatie met de verschillende deelnemende bedrijven vraagt om een professionele aanpak van de bezoekersregistratie. Daarom riepen Roularta Media Group en VOKA de hulp in van Mixx om op voorhand een vlotte bezoekersregistratie te voorzien en ter plaatse een prettige ontvangst te realiseren.
Veiligheid en efficiëntie voorop bij de inschrijvingen
De uitwerking van een project begint altijd met het analyseren van het evenement en het benoemen van specifieke knelpunten. Bij Open Bedrijvendag merkten we vanuit onze expertise meteen enkele uitzonderlijke kenmerken op:
Naast het aanzienlijke bezoekersaantal is ook de diversiteit van het publiek opvallend. Van jong tot oud, van verschillende opleidingsniveaus en met verschillende interessegebieden.
Er waren meerdere eventlocaties met elk hun eigen specifieke kenmerken. Bedrijven hebben nu eenmaal een eigen branding, omvang en veiligheidsvereisten.
De bovenstaande analyse gaf ons twee belangrijke aandachtspunten. De registratiestroom diende simpel en efficiënt opgezet te worden zodat die voor iedereen meteen duidelijk was.
Het was belangrijk om de privacy te respecteren terwijl alle veiligheidsmaatregelen werden gewaarborgd. Zo hadden verschillende bedrijven, wegens richtlijnen met betrekking tot nationale veiligheid, nood aan specifieke bezoekersinformatie.
Dat veiligheidsaspect was essentieel in de registratieprocedure maar eveneens op de eventdag zelf. Voor sommige bedrijven was het cruciaal dat er op elk moment inzicht was in wie zich op de locatie bevond. Dit in verband met het protocol voor noodsituaties zoals in geval van een brand.
Gepersonaliseerde tools
Een moeiteloze registratieprocedure opzetten is natuurlijk één van onze kernkwaliteiten. Door de flexibiliteit van ons platform konden we vanuit één template vertrekken maar toch de nodige aanpassingen maken per bedrijf. Zo konden we per registratieprocedure specifieke vragen stellen.
Het inzetten van een reservatietool geeft een bedrijf meer inzicht in de bezoekersflow. Concrete veiligheidsoverwegingen kunnen zo sneller in rekening gebracht worden. Om te voldoen aan de richtlijnen voor veiligheid van specifieke sites, werd gekozen voor een persoonlijke QR code.
De QR-code werd bij de toegangscontrole gescand. Wanneer dit gecombineerd wordt met een uitcheckprocedure weet de organisator te allen tijde precies wie aanwezig is op de locatie en wie niet. Vanuit Mixx leverden we aan de deelnemende bedrijven scanners om de QR-codes te scannen.
Een geavanceerd programma met tijdsloten behoorde ook tot de mogelijkheden. Belangrijk hierbij is dat er limieten werden ingesteld per tijdslot. Daarnaast moest er een schaalbare setup zijn van onze infrastructuur. De inzet van tijdsloten was duidelijk een populair item uit ons assortiment van digitale oplossingen.
Naast het veiligheidsaspect speelde de personalisatie van de registratieprocedure een rol bij de recruteringsdoelstellingen van bedrijven. Eén van de voordelen van de Open Bedrijvendag is immers dat men potentiële werknemers kan aantrekken.
Daarbij willen ze vooral relevante gegevens verzamelen om eventueel geschikte kandidaten snel in het vizier te krijgen. Bij zo’n registratie kunnen bezoekers meteen aangeven of ze eventueel interesse hebben, werkzoekende zijn en of de bedrijven hen mogen benaderen met betrekking tot carrièremogelijkheden.
Digital technology for events
Het organiseren van een aangename bezoekersregistratie is een belangrijk onderdeel van een succesvol evenement. Niet altijd evident wanneer je te maken hebt met een verscheidenheid aan procedures en type bezoekers. Voor de Open Bedrijvendag mochten we in totaal zo’n 30.000 registraties verwerken.
Om voor elk specifiek element van de bezoekersregistratie bij een grootschalig evenement als Open bedrijvendag 2024 de juiste formule te vinden, zijn er drie prominente thema’s die wij bij het ontwikkelen meenemen:
simpliciteit van de registratieprocedure
privacy en veiligheid met betrekking tot de gevraagde gegevens
personalisatie bij zowel de bedrijvenkant als de bezoekerskant
Hoewel deze elementen een basisonderdeel vormen van de bezoekersregistratie, is het essentieel om ze steeds af te stemmen op de specifieke eisen van het evenement.