Algemene vergadering van BRS Coop
Wie lid is van een coöperatie kent de uitdagingen van een algemene vergadering. Een coöperatie is een door mensen gedreven onderneming die wil voorzien in de gemeenschappelijke behoeften van haar leden of gemeenschap. Een winstoogmerk staat hierbij niet centraal.
Eén van de grote uitdagingen is de registratie van het aantal aanwezige leden. Die moet bij bepaalde vormen van vergadering, met name die waar belangrijke beslissingen genomen worden, bijgewoond worden door twee derde van de leden. Dit garandeert dat beslissingen gedragen worden door een representatief deel van de leden en verhoogt de legitimiteit van besluiten. Een correcte en officiële registratie is dus noodzakelijk.
BRS - Microfinanciering
BRS is een Belgische coöperatie die zich inzet om de levenskwaliteit van de rurale ondernemers en boeren in het Zuiden te verbeteren. Dit doet zij door samen te werken met lokale microfinancieringsinstellingen in Afrika, Latijns-Amerika en Azië. Deze partijen kennen de lokale situatie en weten makkelijk aansluiting te vinden bij de lokale bevolking.
Statutair is vastgelegd dat de leden van BRS één maal per jaar samenkomen voor de algemene vergadering. Een officieel moment waarbij het belangrijk is om transparant en professioneel te werk te gaan.
Uitdagingen van een algemene vergadering
De grootste bepalende factor in een algemene vergadering is de omvang van de ledengroep. Bij BRS is dat een aanzienlijk aantal. Het bezoekersaantal kan oplopen tot wel zo’n 3000 leden. En daar zit meteen het eerste obstakel, “kan”.
Hoewel er 3000 leden kunnen opdagen, ligt dat getal op de event dag zelf waarschijnlijk op een paar honderd. Niettemin moeten de mogelijkheden aanwezig zijn om de volledige omvang te ontvangen en te registreren.
Een andere uitdaging is dat alles officieel en transparant dient te gebeuren. De beslissingen die op deze dag genomen worden bepalen immers de koers van de coöperatie voor de toekomst. Zo moet de coöperatie een officiële aanwezigheidslijst bezorgen aan de notaris en er moet een quotum aan deelnemers bereikt worden in geval van een stemming.
Efficiënt registreren op een algemene vergadering
Digitalisering is het sleutelwoord voor een efficiënte bezoekersregistratie. En laat dat net het specialisme zijn van Mixx. Ons EVENTsight platform verbetert de online en on-site evenementervaring voor zowel de bezoeker als de organisator.
Een belangrijk onderdeel van de opzet was automatisering. Bij aankomst kreeg de bezoeker een display te zien waar men de handtekening kon plaatsen. Daarmee werd de persoon direct officieel geregistreerd. Daarna kreeg men hun bezoekersbadge.
Een algemene vergadering kan een uitdagende opdracht zijn voor elke organisatie. Of het nu een vereniging, coöperatie of besloten vennootschap betreft. Zeker wanneer het ledenaantal aanzienlijk oploopt is het belangrijk om de nodige voorbereidingen te treffen. Vanwege de nood aan efficiëntie maar zeker ook vanwege het belang van transparantie en rechtsgeldigheid. Een digitale oplossing zoals het EVENTsight platform van Mixx kan ervoor zorgen dat alles vlekkeloos verloopt.