Realtime 2000 zitplaatsen toewijzen tijdens een nieuwjaarsconcert
Mixx kreeg de vraag of het mogelijk was om tijdens een nieuwjaarsconcert ad-hoc stoelen toe te wijzen aan de gasten.
Het exclusieve concert voor de klanten van een Nederlandse multinational ging dit jaar door in een concertzaal in Amsterdam. Er werden een 2000-tal gasten verwacht die binnen een uur zouden arriveren en die meteen ter plekke hun stoel moesten toegewezen krijgen.
Waarom we niet gewoon op voorhand de plaatsen toewezen aan de geregistreerde gasten? Om te vermijden dat de beste plaatsen leeg bleven wanneer er last-minute annulaties zijn. We zochten een oplossing om ervoor te zorgen dat de mooiste plekken het eerst opgevuld werden. Zonder chaos in de concertzaal.
Mixx loste dit vraagstuk op aan de hand van een technologische maatoplossing. We ontwikkelden een systeem dat op het moment dat je incheckt, realtime een stoel toewijst aan de hand van een aantal criteria. Met een watervalsysteem zorgde een algoritme voor de juiste stoel bij de juiste persoon. De realtime seat selectie zorgde voor een vlotte opvulling en een efficiënte bezetting van de concertzaal.
Technologisch maatwerk
Om deze oplossing technisch mogelijk te maken voorzagen we een setting met een lokale server. Zo waren we niet afhankelijk van het draadloze internet en konden we haperingen in het seatingsysteem vermijden. Om een vlotte doorstroom te garanderen plaatsten we 10 registratiedesks zodat er zich per minuut 50 tot 60 mensen konden aanmelden. Daarnaast was er ook een trouble desk voorzien met een dynamische kaart van de zaal. Met dit systeem konden we makkelijk plaatsnummers aanpassen en stoelen vrijgeven.
Onsite badge printing
Omdat de bezoekers hun plaatsen in realtime kregen toegewezen, werden ook de toegangstickets ter plaatse geprint. On site badge printing is een flexibele en snelle oplossing die bijdraagt aan een soepel verloop van je evenement.
Veilig en snel bezoekers inchecken
In minder dan 45 minuten werden 2000 gasten geregistreerd en kregen ze realtime een stoel toegewezen. Met Mixx doen we steeds ons best om een vlotte ontvangst te garanderen. Zo wordt de aankomst een aangename ervaring voor de genodigden en kunnen ook de organisatoren zonder stress genieten van het evenement.