Vlot bezoekers registreren tijdens je volgende event? We geven je 5 tips voor een efficiënt onthaal.
1: Denk na over de layout van je registratiedesks
- zorg voor een duidelijke signalisatie zodat de bezoekers weten waar ze naartoe moeten
- voorzie een fastlane voor mensen die digitaal inchecken
- opteer voor een 1 way flow zodat er geen opstoppingen ontstaan
- laat een onthaalmedewerker de gasten begeleiden naar de juiste desk
- installeer een aparte trouble desk zodat andere gasten niet moeten wachten wanneer er toch problemen ontstaan
Mixx helpt je met de positionering van je balies.
2: Verlies geen tijd door het opzoeken van namen
De langste wachttijden ontstaan wanneer je op zoek moet gaan naar de naam van de gast op een geprinte lijst of een tafel vol badges. Mixx is gespecialiseerd in digitale oplossingen die registratietijd drastisch inkorten.
Onze oplossingen voor een snelle bezoekersregistratie:
- wallet tool
- easy search engine
- on-site badgeprintig
3: Laat je ondersteunen door een professioneel onthaalteam
Vaak kiezen bedrijven ervoor om hun eigen medewerkers aan de registratie te plaatsen. Dit kan ervoor zorgen dat er babbeltjes ontstaan tijdens het aanmelden, wat kan resulteren in langere wachtrijen.
Ben je niet in de mogelijkheid om externe onthaalmedewerkers te voorzien, zorg dan zeker voor 2 medewerkers per balie. Zo kan een iemand de gast verwelkomen terwijl de andere de registratie volbrengt.
4: Verminder het aantal handelingen
Om de registratie tijdens je event vlot te laten verlopen is het slim om de gasten zo weinig mogelijk handelingen te laten doen. Zo is het beter om geen extra’s uit te delen bij de inkom en de anticiperen op vaak gestelde vragen zoals de wifi-code en locatie van de toiletten.
5: Zorg voor een plan B in geval van problemen met het internet
Het kan gebeuren dat er storingen zijn wanneer veel mensen tegelijk aanmelden op het wifi-netwerk. Om te vermijden dat je bezoekersregistratie software niet meer werkt kan je gebruik maken van een mobiele 4G router.
Ook wanneer er geen internet beschikbaar is op de eventlocatie kan je met een mifi router een lokaal draadloos netwerk opzetten.
Bonustip: Naast alle technische uitdagingen is het vooral belangrijk om een persoonlijke ervaring te creëren tijdens het ontvangen van je gasten of bezoekers.
Met onze digitale technologie voor evenementen proberen wij het jou zo makkelijk mogelijk te maken om je event te organiseren. Daarom zullen we steeds samen met je meedenken en onze knowhow van eventmanagement delen.
Hulp nodig bij de bezoekersregistratie van je volgend event? Contacteer Mixx.